Case study: jak Jakub zamienił natłok myśli na efektywność
i skuteczne zarządzanie czasem!

Być może jesteś jedną z osób, które już tyle razy obiecywały sobie, że poprawią swoje umiejętności w zarządzaniu czasem. Przestaną odkładać na później pracę, doprowadzą do końca kluczowe zadania i po prostu „ogarną się”! Jednak w praktyce, gdy po pierwszych kilku dniach entuzjazm opadał, wszystko wracało na stare tory.

Jeśli tak, to historia Jakuba, który zmierzył się ze swoim zarządzaniem czasem pracując z moją książką Elastyczne Zarządzanie Czasem i wprowadził znaczące zmiany, da Ci prawdziwego kopa do działania pokazując, że Ty także możesz być znacznie skuteczniejszy!

Z tego artykułu dowiesz się: 

Jakie są 3 kroki do lepszej organizacji pracy?
Jak łatwiej organizować pracę?

Od czego zacząć wychodzenie z zaległości?

Jakub opisał swoją historię, a ja zaproponowałam, że podzielę się z nią z Tobą – poznaj ją i zainspiruj się do działania!

Szanowna Pani Izabelo,

nazywam się Kuba i jestem studentem z Wrocławia. Kilka miesięcy temu przeczytałem Pani książkę pod tytułem „Elastyczne Zarządzanie Czasem” i wywarła ona na mnie ogromne wrażenie, jak i spowodowała lawinowy szereg zmian w moim podejściu do przeróżnych zadań.

W tym miejscu chciałbym serdecznie podziękować za tak skuteczny poradnik, jakim jest ta książka. Postanowiłem, że podejdę do tematu poważnie, ponieważ w pewnym momencie nie mogłem już znieść natłoku myśli, pomysłów i zadań do wypełnienia, które nieustannie każdego dnia zalewały mi głowę.

Teraz już wiem, że w głównej mierze to było bezpośrednią przyczyną mojego braku skuteczności, zmęczenia samym myśleniem, nieukierunkowanym działaniem i ciągłym zmienianiu priorytetów. Postanowiłem, że sumiennie wypełnię wszystkie zalecone zadania (no dobrze, może bez 2-3 tych zaleconych dla szefów firm pod koniec książki  – o tym jak organizować pracę w zespole i wyznaczać zawodowe cele przeczytasz tutaj:  https://izakrejcapawski.pl/organizacja-pracy-zespolu-5-kluczowych-warunkow-wyznaczania-i-osiagania-celow/), ponieważ bardzo zależało mi na jakiejś zmianie i wiedziałem, że na dłuższą metę moje, z pozoru przemyślane działanie, nie zaprowadzi mnie tam, gdzie bym tego od niego oczekiwał.

Zacząłem jak przykazano od porządnego sprzątania głowy (wypisałem ~46 zaległych spraw, nie mówiąc o celach i planach na przyszłość) i już po jednym z pierwszych rozdziałów uświadomiłem sobie, że ok. 80% wypisanych przeze mnie myślników to skróty myślowe. Przypomniał mi się filmik z portalu Youtube, który kiedyś miałem okazję oglądnąć, a który przedstawiał sposób na planowanie każdego dnia pewnego młodego Brytyjczyka. Polegał on na prowadzeniu journalu, w którym wypełniało się kilka sekcji odpowiednio zatytułowanych (o tym jakie 5 nawyków posiadają osoby efektywnie zarządzające swoim czasem przeczytasz także tutaj:  https://izakrejcapawski.pl/5-nawykow-osob-ktore-efektywnie-zarzadzaja-swoim-czasem-nawet-przy-nadmiarze-ilosci-zadan/)

W moim przypadku, pod datą danego dnia znajdują się 4 sekcje:

S (schedule)  – wszystkie wydarzenia z godzinami, które mnie czekają w danym dniu

MIT (most important tasks) – nie muszę tłumaczyć 😊

T (to-do) – rzeczy do zrobienia danego dnia, nie tak jak MIT,

oraz najnowszy nabytek…

 I  (ideas) – pomysły, które pojawiły mi się danego dnia, a o których chciałbym pamiętać, a nie mam czasu zająć się nimi od razu.

Dodatkowo zauważyłem, że mam dość wysokie wymagania, co do samego dziennika – musi mieć on czyste kartki, żebym mógł samemu zarezerwować odpowiednią wielkość miejsca na poszczególne sekcje, musi mieć on odpowiednią wielkość tak, by na jednej stronie zmieściły się 2 dni oraz musi się mi podobać 😊.

Przez dłuższy czas działałem w tym trybie, ale zauważyłem, że moja skuteczność w MIT-ach pozostawia wiele do życzenia, więc zacząłem równolegle prowadzić Dziennik Postępów, którego jedyne zadanie, to na koniec dnia sprawdzanie wypełnionych przeze mnie głównych zadań na dzień i ewentualne wpisywanie poprawek/pomysłów na podniesienie tejże skuteczności.

Już na tym etapie opowiadałem wielu znajomym i rodzinie o cudownych odkryciach, jakie poczyniłem za sprawą Pani książki i wiele osób udało mi się zainspirować, za co również jestem ogromnie wdzięczny! 

Połączenie journalu z Dziennikiem Postępów owszem podniosło moją skuteczność w MIT-ach, jednak nadal brakowało mi czegoś w rodzaju stałego priorytetu, względem czego ustalałbym Mit-y, ponieważ jednego dnia był to np. trening na siłowni, podczas gdy kolejnego było to nadrobienie konkretnej zaległości na studiach i nie byłoby w tym nic złego, jednak brakowało mi w tym kontroli nad proporcją między np. tymi dwoma, co powodowało coś w rodzaju działania na zasadzie gaszenia pożarów, zamiast każdego dnia stosowania się do przepisów bezpieczeństwa w postaci planu o perspektywie dłuższej niż 1-dniowa (przeczytaj też post o planowaniu dnia https://izakrejcapawski.pl/planowanie-i-organizacja-dnia-pracy-przykladowy-plan-dnia/

Wtedy idealnym rozwiązaniem okazało się wprowadzenie Tygodniowej Latarni, którą nazwałem WL (Weekly/Week Lantern (lubię skróty i szeroko pojętą optymalizację z połączeniem minimalizmu :P)) oraz ML – Monthly Lantern. Kupiłem tablicę korkową i na niej umieściłem drukowane co tydzień według szablonu tygodniowe cele (przykład w załączniku) oraz z kartonu zrobiłem kieszonkę na zeszyt pod tytułem Dziennik Postępów.

Połączenie powyższych zmian spowodowało przede wszystkim ogromny spokój w mojej głowie, o co przed wszystkim mi chodziło. A co najlepsze, jak Pani pisała, efektem ubocznym stała się niebywale zwiększona efektywność w osiąganiu celów, której bez narzędzi dostarczonych mi przez Panią za pośrednictwem książki długo nie byłbym w stanie osiągnąć. Dziękuję!

Serdecznie pozdrawiam i jeszcze raz dziękuję!

Kuba Unold

Podsumowanie: 3 kroki do lepszej organizacji pracy i Elastycznego Zarządzania Czasem

Jestem dumna w wytrwałości Kuby i jego sukcesów! Jestem przekonana, że Ty także możesz nauczyć się elastycznego zarządzania czasem, ponieważ jest to UMIEJĘTNOŚĆ, KTÓRĄ ZDOBYWA SIĘ POPRZEZ DZIAŁANIE!

Przygotowałam dla Ciebie trzy ważne wnioski, które pomogą Ci zacząć wprowadzanie zmian i przestać ciągle gonić własny ogon!

1. Zacznij od posprzątania głowy.

Uświadom sobie, że jeśli masz 50 niedokończonych spraw, to pochłania to Twoją energię i sprawia, że „nie możesz się zebrać”. Często jesteście zaskoczeni, jak wiele spraw zalega w Waszej głowie, ale staje się to widoczne dopiero w momencie, gdy je zbierzecie! Przed posprzątaniem głowy większości osób wydaje się, że „to tylko kilka spraw”, a potem okazuje się, że jednak prawie 50!

2. Ustal, dokąd płyniesz.

Nadaj jasny kierunek swoim działaniom, zdecyduj, gdzie chcesz dopłynąć wyznaczając latarnię. Inaczej będziesz stale odczuwał poczucie braku kierunku i zagubienia, nawet jeśli będziesz spisywać swoje listy zadań.

3. Naucz się być powtarzalnie skuteczny tydzień po tygodniu, a dopiero później planuj ambitniejsze cele!

Z doświadczenia mojego i uczestników szkoleń wiem, że dopóki nie opanujesz tygodniowego zarządzania czasem, trudno Ci będzie osiągać ambitniejsze cele. Naucz się skutecznie dopływać do brzegu na koniec tygodnia, powtarzalnie kończąc to, co zaplanujesz.

To zbuduje także Twoją pewność siebie w zarządzaniu czasem i organizacji pracy i da Ci motywację do dalszych działań! I koniecznie podziel się ze mną Twoją historią zmian, a być może ją również zamieszczę na blogu, jako inspirację dla wszystkich zapracowanych!

Jak planować i skutecznie organizować swoją pracę?

Zacznij od przeczytania mojej książki Elastyczne Zarządzanie Czasem, dedykowanej wszystkim aktywnym
i zapracowanym osobom, które mają więcej rzeczy do zrobienia niż dostępnego czasu. Poznasz w niej 5 kroków Elastycznego Zarządzania Czasem, które pozwolą Ci zwiększyć skuteczność działania i kończyć każdy dzień z poczuciem spokoju i satysfakcji!

Sprawdź mój planer z formularzami wyznaczania celów, aby podnieść skuteczność Twojego działania: https://sklep.izakrejcapawski.pl/produkt/planer-elastycznego-zarzadzania-czasem-w-pdf-zestaw-do-druku/

Zapraszam Cię też do wzięcia udziału w kursie online z Elastycznego Zarządzania Czasem© i efektywnej organizacji pracy. W jego trakcie przepracujesz ważne dla Ciebie zadania, nauczysz się wyznaczać priorytety, uporządkujesz i zorganizujesz listy spraw. Zajrzysz też to kalendarza i na listy zadań autorki książki o Elastycznym Zarządzaniu Czasem – zobaczysz wszystko na przykładach i zastosujesz to u siebie! To kluczowy kurs online dla każdej osoby, która ma więcej rzeczy do zrobienia, niż dostępnego czasu. Motto kursu online jest proste: Zamień chaos na porządek, planując mniej niż 10 minut dziennie! Po szczegóły kliknij tutaj 

Chcesz dowiedzieć się więcej? Zacznij od obejrzenia bezpłatnego nagrania szkolenia: 

PRZECZYTAJ KOLEJNY POST:

O AUTORCE   Iza Krejca-Pawski

Cześć, jestem Iza, wiele lat temu sama byłam bardzo zapracowaną osobą. Zajmowałam ważne stanowisko, miałam odpowiedzialną pracę, ale nie miałam na nic czasu. Dlatego postanowiłam to zmienić, a ta decyzja wpłynęła na całe moje zawodowe życie!

Dziś 900 osób rocznie rozwija u mnie na szkoleniach umiejętności sprzedaży, umawiania spotkań, zarządzania czasem i zespołem oraz obsługi klienta. Jestem trenerką umiejętności biznesowych, praktykiem biznesu z kilkunastoletnim doświadczeniem w sprzedaży, negocjacjach i obsłudze klienta, którym uwielbiam się dzielić.