5 nawyków osób, które efektywnie zarządzają swoim czasem, nawet przy nadmiarze ilości zadań

Zarządzanie czasem jest łatwe tylko w teorii: wszyscy wiemy, że należy być zorganizowanym, planować pracę i robić tylko jedną rzecz na raz. Jednak w zabieganej rzeczywistości, pełnej natłoku zadań bieżących, trzymanie się zasad zarządzania czasem jest trudne. Co zatem robią osoby, które pomimo ilości zadań radzą sobie lepiej, niż inni? Odpowiedź brzmi: mają zbudowane wspierające nawyki.

W tym artykule poznasz 5 kluczowych nawyków, których wypracowanie znacząco podniesie Twoją skuteczność zarządzania czasem i sprawi, że będziesz działać bardziej efektywnie.

Co sprawia, że jedne osoby są zorganizowane, skuteczne i skoncentrowane, podczas gdy inne funkcjonują w wiecznym chaosie, ciągłym niedoczasie, a każde zadanie kończą w nerwach na ostatnią chwilę? Nawyki! Podczas szkoleń z zarządzania czasem mam okazje spotkać setki osób pracujących na różnych stanowiskach: managerów, kierowników, pracowników obsługi klienta, specjalistów, doradców i handlowców, obserwując ich sposób pracy. Skuteczne osoby łączą zestawy nawyków, z których 5 kluczowych opisuję poniżej
(w Elastycznym Zarządzaniu Czasem opisuję wszystkie10 nawyków).

Nawyk 1: Zarządzają swoim czasem codziennie, traktując to, jako kluczowy nawyk.

Zarządzanie czasem to coś, co robi się codziennie. To jedno z moich ulubionych powiedzeń i zasadniczy nawyk, który wyróżnia osoby efektywnie zarządzające swoim czasem. Wiele osób zabiera się „na poważnie” za swoje zarządzanie czasem wtedy, gdy wybucha jakiś „pożar”, grozi im zawalenie projektu, czy ilość niewykonanych zadań przekracza możliwe granice. Wtedy, w panice i pod silną presją czasu przez chwilę naprawdę się mobilizują
i działają efektywnie. Gdy zagrożenie mija, odpuszczają. Tymczasem, zarządzanie czasem, w tym szczególnie sprzątanie głowy, wyznaczanie priorytetów, czy elastyczne planowanie (zgodnie z metodą Elastycznego Zarządzania Czasem), to rzeczy, z którymi pracuje się codziennie, dzień po dniu. Nawyk rozpoczynania dnia od planowania, praca z mapą priorytetów, czyli dzienne listy przemyślanych zadań to narzędzia, z którymi pracuje się codziennie. Buduje to równocześnie drugi nawyk.

Nawyk 2: Mają wszystkie zadania przed oczami, ponieważ planują na papierze.

Myślisz o setkach spraw dziennie. Być może na Twoją skrzynkę email wpływa kilkadziesiąt wiadomości tygodniowo, wykonujesz wiele rozmów telefonicznych, odbywasz spotkania. Sprawa goni sprawę, a każdego dnia wpływa mnóstwo pilnych zadań bieżących. Dlatego nawyk „myślenia na papierze”, czyli zapisywania wszystkich zadań i rzeczy do zrobienia jest absolutnie kluczowy. Łączy się on z codzienną pracą z narzędziami do zarządzania czasem, takimi jak mapa priorytetów (do pobrania w prezencie), elastyczny plan tygodnia czy dzienna lista przemyślanych zadań (znajdziesz je wszystkie w Planerze Elastycznego Zarządzania Czasem). Dla mnie codziennością jest realizowanie około czterdziestu złożonych, długoterminowych projektów równocześnie wraz z wszystkimi zadaniami bieżącymi, a gdybym chciała wszystkie je „trzymać w głowie” na pewno coś by mi umknęło! Kiedy zgłaszacie się do mnie na szkolenie, ponieważ macie kryzys w ilością pracy, najczęściej okazuje się, że połowa rzeczy do zrobienia jest „w głowie”, przez co ciągle pojawiają się pożary z powodu pomijania jakiś zadań czy terminów. Ten nawyk daje jeszcze lepsze efekty, jeśli połączysz go z kolejnym w jeden zestaw:

Nawyk 3: Koncentrują swoje działania na dopływaniu do celu.

Cele dodają do zarządzania czasem słowo „efektywne”. Jest zasadnicza różnica pomiędzy zaczynaniem dnia z pytaniem „Zrobienie czego dziś pozwoli mi osiągnąć tygodniowy cel?” niż z pytaniem „Co mam dziś do zrobienia?”. Skuteczne osoby zadają sobie to pierwsze pytanie, te, które gubią się w natłoku bieżących zadań, to drugie! Podczas szkoleń zawsze mówię, że cel jest jak latarnia na morzu pełnym zadań, pozwala Ci nadać jasny kierunek działaniom (Jeśli sprzedajesz, przeczytaj też artykuł o 5 sposobów na większą sprzedaż dzięki planowaniu pracy, a jeśli jesteś szefem zespołu: Organizacja pracy zespołu:5 kluczowych warunków wyznaczania i osiągania celów) Nie masz nawyku pracy na celach? Dryfujesz na morzu zadań bieżących!

Nawyk 4: Budują zestaw wspierających nawyków.

Łączenie serii nawyków w jeden wspierający zestaw sprawia, że łatwiej jest utrzymać się na kursie wysokiej skuteczności. Nawyk codziennego zarządzania czasem łączy się z nawykiem koncentracji na osiąganiu celu, a ten łączy się z pracą z narzędziami do zarządzania czasem (opis narzędzia do planowania rocznych celów znajdziesz też w artykule 3 rzeczy, które warto zrobić na początku roku, aby zakończyć go z sukcesem), zapisywania wszystkich zadań na listach, czy planach tygodnia. W ten sposób powstaje jeden nawyk, co znacznie upraszcza cały proces. Od lat mam nawyk zaczyniania dnia od takiego zestawu właśnie, wykonując poranne zarządzanie czasem podczas picia kawy (piszę o tym w rozdziale o porannym rytuale na 190 stronie książki).

Podobnie można łączyć nawyk sprzątania biurka, układania dokumentów i porządkowania skrzynki emaliowej na zakończenie dnia pracy, co powoduje, że kończysz dzień z poczuciem spokoju i kontroli sytuacji. Jeśli z kolei masz nawyk zostawiania bałaganu na koniec dnia, to fundujesz sobie też nawyk rozpoczynania dnia od chaosu, który powoduje, że pierwsze, co masz ochotę to najlepiej zająć się czymś innym, niż praca.

A co w sytuacji, kiedy planujesz, organizujesz i spisujesz listy zadań? Zwróć uwagę na wypracowanie piątego nawyku, który dotyczy Twojej postawy i oczekiwań względem zarządzania czasem. Tym nawykiem jest elastyczność!

Nawyk 5: Nastawiają się na elastyczne wprowadzanie korekt w planach dnia i tygodnia.

Jedną z bardziej frustrujących rzeczy, na jakie skarżą się uczestnicy na szkoleniu jest doznawanie ciągłych porażek w perfekcyjnym realizowaniu wypchanej do granic możliwości listy zadań i planów tygodnia. Wynika to z życzeniowego i całkowicie mylnego podejścia do zarządzania czasem i planowania. Sam fakt, że piszesz listę „to do” nie sprawi, że cały świat nagle zamiera i podporządkowuje się pod Twój plan! Morze zadań jest w ciągłym ruchu, zadania płyną cały czas, a czasem nawet szaleje burza zadań. Planowanie nie sprawi, że morze się zatrzyma! Zarządzanie czasem sprawia natomiast, że zaczynasz płynąć do Twojej latarni, nadajesz jasny kierunek działaniom. Podsumowując, spisując listę zadań nie oczekuj, że morze zamarznie, oczekuj jednak, że będziesz coraz lepiej, szybciej dopływać do Twojej latarni! Dlatego koniecznie buduj w sobie nawyk elastycznego podejścia: z założenia przyjmuj wprowadzanie elastycznej korekty w planach. To właśnie dlatego umieściłam słowo „elastyczne” na początku tytułu książki i szkoleń o tej metodzie!

Podsumowując, zarządzanie czasem przy nadmiarze ilości zadań wymaga budowania zestawu wspierających Cię nawyków, co znacznie ułatwia codzienną pracę z narzędziami takimi jak cel, mapa priorytetów czy dzienna lista rzeczy do zrobienia. Jeśli jeszcze połączysz to z elastycznym podejściem, zamiast frustracji, zaczniesz doświadczać skuteczności. Właśnie to jest esencją metody elastycznego Zarządzania Czasem dla Aktywnych i Zapracowanych, której uczę podczas szkolenia.

Zacznij od razu wprowadzanie nawyków, wykonując ćwiczenie Mapa Priorytetów.

Zachęcam Cię do uczenia się sztuki Elastycznego Zarządzania Czasem. Dowiaduj się więcej i ćwicz nowe umiejętności. Zapraszam też do sięgnięcia po zestaw dla zapracowanych: książkę i planer. Po szczegóły, kliknij na https://sklep.izakrejcapawski.pl/produkt/pakiet-promocyjny-planer-do-druku-w-pdf-i-ksiazka-elastyczne-zarzadzanie-czasem/

O AUTORCE   Iza Krejca-Pawski

Cześć, jestem Iza, wiele lat temu sama byłam bardzo zapracowaną osobą. Zajmowałam ważne stanowisko, miałam odpowiedzialną pracę, ale nie miałam na nic czasu. Dlatego postanowiłam to zmienić, a ta decyzja wpłynęła na całe moje zawodowe życie!

Dziś 900 osób rocznie rozwija u mnie na szkoleniach umiejętności sprzedaży, umawiania spotkań, zarządzania czasem i zespołem oraz obsługi klienta. Jestem trenerką umiejętności biznesowych, praktykiem biznesu z kilkunastoletnim doświadczeniem w sprzedaży, negocjacjach i obsłudze klienta, którym uwielbiam się dzielić.