Planowanie i organizacja dnia pracy – przykładowy plan efektywnego dnia

Umiejętności planowania dnia pracy w dużym stopniu wpływa na naszą skuteczność i decyduje o zawodowym sukcesie. Tymczasem wielu managerów, szefów, kierowników czy specjalistów ma z tym kłopoty.

Teorię wszyscy znamy: pracuj z listą zadań, skup się na priorytetach, rób jedną rzecz na raz, planuj w kalendarzu, wyłącz rozpraszacze, a w ogóle to weź się OGARNIJ! itp, itd. PRAKTYKA już taka łatwa nie jest …

Dlatego w tym wpisie pokażę Ci, jak wygląda moja organizacja dobrze zaplanowanego dnia oraz, a co ważniejsze, jakie są 3 kluczowe czynniki, które umożliwiają działanie według takiego planu.

Nazywam się Iza Krejca-Pawski i jako autorka książki „Elastyczne Zarządzanie Czasem”, trenerka i przedsiębiorca postawię sprawę jasno: zarządzanie czasem w zmiennej biznesowej rzeczywistości nie jest ani łatwe, ani oczywiste. Jednak, można się go nauczyć!

Stworzyłam metodę Elastycznego Zarządzania czasem w 5 krokach właśnie dlatego, że kiedy ponad 7 lat temu sama zmagałam się z pracą w weekendy i ciągłym byciem w „niedoczasie”, miałam wrażenie, że popularne metody zarządzania czasem albo nie działają, albo ich stosowanie jest zbyt czasochłonne. A ja na dodatek pracowałam z ludźmi, więc też ciągle wszystko się zmieniało, więc planowanie zamiast pomagać, było źródłem frustracji (o tym jak organizować pracę w zespole i wyznaczać zawodowe cele przeczytasz tutaj:  https://izakrejcapawski.pl/organizacja-pracy-zespolu-5-kluczowych-warunkow-wyznaczania-i-osiagania-celow/).

Słyszałam o „efektywnej organizacji pracy”, ale w praktyce miałam wrażenie, że nie da się tego wdrożyć. Przynajmniej nie u mnie.

Dopiero, kiedy nauczyłam się dobierać narzędzia zarządzania czasem do specyfiki pracy, wszystko się zmieniło. Przeczytaj plan poniższego dnia i jego opis, a następnie wyciągnij wnioski i zastosuj je u siebie.

To, w jaki sposób możesz planować działania, zależy od specyfiki Twojej pracy. Pokażę ci to na przykładzie naszej (mojej i mojego męża, bo prowadzimy firmę wspólnie) organizacji planu dnia podczas wyjazdów szkoleniowych:

5.20 – pobudka i nastawienie wody na kawę (wybieramy pokoje z zestawem kawowym)

5.30 – zrobienie kawy

5.30–6.00 – picie kawy i planowanie dnia, przeglądanie planu szkolenia

6.00–6.30 – poranna toaleta i makijaż

6.30–6.50 – śniadanie w hotelu

 

6.50–7.15 – pakowanie rzeczy, sprawdzanie, czy wszystko jest spakowane (lista kontrolna: laptop, ładowarka, myszka)

7.15 – wyjazd do klienta z zapasem czasowym na wypadek korków

7.45 – postój w piekarni, zakup przekąsek

 

 

8.00 – dotarcie do klienta

8.00–8.30 – przygotowanie do szkolenia (rozłożenie rzeczy według ustalonego wcześniej podziału zadań)

8.30–16.00 – szkolenie

16.00–16.20 – sprzątanie sali i przygotowanie do drugiego dnia szkolenia

 

 

16.30–18.00 – dojazd na obiad, jedzenie obiadu i powrót do hotelu

18.00–18.20 – zakupy na wieczór

18.30–19.00 – odpoczynek

19.00–20.00 – odpowiadanie na e-maile, oferty itp.

20.00 – czas wolny, ćwiczenia, relaks

Wszystko jest zaplanowane praktycznie co do minuty i w ten sposób realizujemy swoje działania krok po kroku. Włączamy tryb maksymalnej organizacji! Zawsze z wyprzedzeniem szykujemy sobie wyprasowane komplety ubrań i gotowe do założenia buty. Ponieważ z samego rana robię kawę, dzień wcześniej przygotowuję wszystko, czego potrzebuję do jej zaparzenia: czyste filiżanki, kawę i łyżeczkę. Mam też mleko w hotelowej lodówce i już wieczorem nalewam wodę do czajnika. Wtedy też pakuję torbę na laptopa. (o tym jakie 5 nawyków posiadają osoby efektywnie zarządzające swoim czasem przeczytasz także tutaj:  https://izakrejcapawski.pl/5-nawykow-osob-ktore-efektywnie-zarzadzaja-swoim-czasem-nawet-przy-nadmiarze-ilosci-zadan/)

Podsumowując: podczas wyjazdu jesteśmy maksymalnie zorganizowani i po prostu działamy według listy. Dokładnie wiemy, kto co robi, więc możemy skupić się na wykonywaniu zadań! 

Taki sposób pracy jest możliwy tylko wtedy, gdy w ciągu dnia zajmujesz się jedynie wykonaniem wcześniej ułożonego planu przemyślanego działania. Czas trwania każdej czynności możemy określać na podstawie doświadczenia. My wiemy, że śniadanie zajmuje nam średnio 15 minut, więc tyle sobie planujemy. W takim dniu nie ma zadań związanych z codzienną pracą biznesową, telefonami, ofertami, tworzeniem, wymyślaniem, podejmowaniem decyzji, analizowaniem – jesteśmy skoncentrowani wyłącznie na realizowaniu zaplanowanego działania.

I tylko dlatego taka organizacja dnia jest możliwa!

Czy podczas wyjazdów szkoleniowych wyznaczam sobie inne priorytetowe zadania? Tak, jednak są to tylko „minutówki”, jak wykonanie krótkiego telefonu albo napisanie e-maila, ponieważ żadne inne zadania nie wchodzą w grę.

Powyższy przykład bardzo dobrze pokazuje specyfikę pracy w strumieniu zadań (piszę  o nim w mojej książce Elastyczne Zarządzanie Czasem). Przedstawiłam ci go, żeby określić, w jakich warunkach można tak organizować dzień.

Planowanie i organizacja dnia w powyższy sposób jest możliwa tylko wtedy, kiedy są spełnione poniższe warunki:

Masz wszystko precyzyjnie zaplanowane na podstawie wielu wcześniejszych doświadczeń i nie rozpoczynasz żadnego nowego zadania.

Nieprzewidziane sytuacje są ograniczone do minimum (zapas czasowy na korek).

Pracujesz dosłownie z zegarkiem w ręku.

Każdy dokładnie przestrzega planu, czuwając także nad wspólnym rytmem, aby wszystko szło gładko.

Pracujesz na listach kontrolnych, które automatyzują działania i chronią przed zapominaniem czy niedopilnowaniem jakiegoś szczegółu.

Wyznaczona osoba odpowiada za pilnowanie czasu, zarządza nim oraz szuka różnych sposobów na ciągłe doskonalenie organizacji.

Lubisz działać w zespole, co eliminuje konflikty i nieporozumienia.

Szczegółowe przestrzeganie procedury, praktycznie bez miejsca na odchylenia, kosztuje mnóstwo energii i wymaga koncentracji.

Precyzyjna, opracowana co do minuty organizacja dnia jest możliwa tylko w konkretnych warunkach. Skuteczne precyzyjne planowanie i organizacja dnia stosuj wtedy, kiedy masz warunki do zajęcia się wyłącznie realizacją przemyślanego planu działania. W pozostałych przypadkach zdecydowanie lepiej sprawdza się elastyczne planowanie i zarządzanie czasem.

Dlatego, jeśli masz zmienne środowisko pracy, pracujesz z ludźmi, od których działania jesteś uzależniony, planowanie w powyższy sposób kompletnie się nie sprawdzi, ponieważ nie jest dobrane do specyfiki Twojej pracy.

Zbyt często pracując z moimi klientami zauważam, że problem w planowaniu dnia tkwi w stosowaniu narzędzi niedobranych do specyfiki pracy. Nie wynika natomiast w postawy, czy braku chęci. Szczególnie, jeśli jesteś specjalistą, czy managerem, to próba zarządzania czasem w oparciu o „dzienną listę” jest skazana na porażkę i jedynie stworzy Ci jeszcze więcej pożarów. Potrzebujesz systemu do zarządzania czasem, który będzie dawał Ci oparcie i wspierał, a nie utrudniał Ci życie.

Ja sama w moje „dni biurowe” planuję dzień zgodnie z 5 krokami Elastycznego Zarządzania Czasem, ponieważ na co dzień mam więcej rzeczy do zrobienia, niż dostępnego czasu, a sytuacja ciągle się zmienia.

Sprawdź moją książkę i Planer Elastycznego Zarządzania Czasem z planerami wyznaczania celów, aby podnieść skuteczność Twojego działania: https://sklep.izakrejcapawski.pl/produkt/planer-elastycznego-zarzadzania-czasem-w-pdf-zestaw-do-druku/

Uczę tej metody podczas kursu online z Elastycznego Zarządzania Czasem. W trakcie przepracujesz ważne dla Ciebie zadania, nauczysz się wyznaczać priorytety, uporządkujesz i zorganizujesz listy spraw. Zajrzysz też to kalendarza i na listy zadań autorki książki o Elastycznym Zarządzaniu Czasem – zobaczysz wszystko na przykładach i zastosujesz to u siebie! Po szczegóły szkolenia, kliknij na https://kursy.ikpszkolenia.pl/kursy-online/kurs-elastyczne-zarzadzanie-czasem/

O AUTORCE   Iza Krejca-Pawski

Cześć, jestem Iza, wiele lat temu sama byłam bardzo zapracowaną osobą. Zajmowałam ważne stanowisko, miałam odpowiedzialną pracę, ale nie miałam na nic czasu. Dlatego postanowiłam to zmienić, a ta decyzja wpłynęła na całe moje zawodowe życie!

Dziś 900 osób rocznie rozwija u mnie na szkoleniach umiejętności sprzedaży, umawiania spotkań, zarządzania czasem i zespołem oraz obsługi klienta. Jestem trenerką umiejętności biznesowych, praktykiem biznesu z kilkunastoletnim doświadczeniem w sprzedaży, negocjacjach i obsłudze klienta, którym uwielbiam się dzielić.

PRZECZYTAJ KOLEJNY POST: