Jak skutecznie umawiać spotkania? Czyli 3 kroki do tego, jak przekonać sekretarkę do połączenia Cię z szefem

Jak skutecznie umawiać spotkania? Czyli 3 kroki do tego, jak przekonać sekretarkę do połączenia Cię z szefem

Podczas szkoleń uczestnicy stosunkowo często pytają o to, jakie ?patenty? można zastosować, aby przebić się przez trudną do pokonania zaporę – sekretarki. Każdy, kto kiedykolwiek próbował bezpośrednio rozmawiać z dyrektorem wie, że na jego drodze najczęściej stoi sekretarka, która uparcie powtarza, że szef jest zajęty, ma spotkanie, nie ma go i nie będzie? No i przekonuje Cię, że jeśli masz ochotę, możesz przesłać swoją ofertę e-mailem.

Ty jednak uważasz się za profesjonalistę, dlatego wiesz, że zamiast wykorzystywać powszechnie znane już sztuczki, bądź mówić stanowczym głosem: ?Proszę o połączenie z ?, dziękuję?, potrzebujesz po prostu skutecznej strategii na umawianie spotkań handlowych przez telefon.

W tym tekście przedstawię Ci konkretne wskazówki do wykorzystania w trakcie rozmowy z sekretarką, które sprawią, że będzie chciała przełączyć Cię do gabinetu dyrektora. Zacznijmy!

Musisz wiedzieć, że wielu handlowców głowi się nad tym, w jaki sposób rozwiązać problem sekretarek. Niektórzy czasem uciekają się do sztuczek polegających na wybieraniu numeru do innego działu w nadziei, że jego niezorientowany pracownik pominie sekretariat i połączy ich bezpośrednio z szefem.
Z drugiej strony, Ty sam słysząc zdanie? ?Proszę o połączenie z osobą decyzyjną w sprawie marketingu w firmie? od razu stajesz się czujny, myśląc: ?Mój szef na pewno nie ma na to czasu?.
Jeżeli chcesz odbyć spotkanie z np. z dyrektorem marketingu, to Twój skrypt procesu sprzedaży zazwyczaj wygląda tak:

1. Informujesz sekretarkę o potrzebie połączenia Cię z szefem.
2. Przekonujesz dyrektora o tym, że musi się z Tobą spotkać.
3. Na spotkaniu sprzedajesz to, co oferuje Twoja firma.

Zasada nr 1 brzmi: potraktuj sekretarkę jak swojego kluczowego klienta, a nie przeszkodę do pokonania.
Handlowcy zapominają o tej kluczowej kwestii: jeżeli nie wpłyną na sekretarkę tak, aby umówiła ich na spotkanie z szefem lub ich z nim połączyła, oznacza to, że jej nie przekonali. A mówiąc wprost: nie sprzedali jej tego.

Zdobądź osobistą rekomendację od sekretarki

W skutecznym docieraniu do osoby decyzyjnej, czyli dyrektora lub prezesa, nic nie pomaga bardziej niż osobista rekomendacja bezpośredniego podwładnego. To jest sprzedaż poprzez rekomendacje w swojej najczystszej postaci, z tą różnicą, że w ramach jednej firmy. Taka taktyka pomoże Ci wtedy, gdy kontakt z osobą ?na górze? jest utrudniony.
Bardzo wielu handlowców popełnia błąd, usiłując pominąć osoby pośrednie, a sekretarki są przecież osobami rekomendującymi (więcej o błędach popełnianych przez handlowców poczytaj na https://izakrejcapawski.pl/jak-skutecznie-umawiac-spotkania-poznaj-2-najczestsze-bledy/). Traktując je jak przeszkody, nie dostrzegają siły osobistej rekomendacji od zaufanego pracownika.

Bardzo często korzystam z tej formy polecenia i to procentuje podczas pierwszego umówionego spotkania. Dyrektor, który ostatecznie podpisuje umowę, nie tylko wie, kim jestem, ale także ma na mój temat pozytywne zdanie poparte analizą i opinią zaufanego pracownika.

To zawsze tworzy dobry klimat do sprzedaży, a moja pozycja staje się silniejsza. Moc tej strategii polega zwyczajnie na zrozumieniu istoty zarządzania: im większa firma, tym większa odpowiedzialność kadry zarządzającej i tym większa potrzeba delegowania, a zatem otaczania się zaufanymi doradcami, wspierającymi działania szefa.

Dlatego, jeśli chcesz podnieść skuteczność docierania do kluczowych osób, zacznij przede wszystkim obserwować, kto w firmie wspiera szefa. Następnie zbuduj z tymi ludźmi relację w oparciu o Wasz wspólny interes, czyli zadowolenie ?osoby decyzyjnej?, a zyskasz przewagę nad konkurencją. Pamiętaj, że ta strategia działa wtedy, gdy od początku dajesz jasny sygnał, że Twoim celem jest spełnienie oczekiwań dyrektora firmy i współpraca właśnie w tym celu, czyli pomoc Twojemu ?agentowi? w wypełnianiu jego obowiązków. Ty dostarczasz mu sprawdzony i bezpieczny do polecenia produkt, a on w zamian lobbuje go u szefa. Stwórzcie wspólny front, ponieważ to sprawi, że kontakt do osoby, która rzeczywiście podejmuje decyzje, paradoksalnie nie będzie Ci już potrzebny. Wykonaj poniższe ćwiczenie, aby przetestować tę strategię na telefoniczne umawianie spotkań w praktyce.

Ćwiczenie:

1. Przejrzyj swoją listę kontaktów i wypisz 10 klientów, do których trudno Ci dotrzeć.

2. Do każdego z nich dopisz 3 najbliższe osoby z jego otoczenia, podając ich imię, nazwisko i stanowisko.

3. Określ, która z nich będzie mogła polecić Cię swojemu szefowi, ponieważ będzie to w jej osobistym interesie i skup się na budowaniu z nią mocnej relacji. Rozmawiaj z nią o preferencjach szefa oraz o sposobie, w jaki podejmuje on decyzje. Zapytaj o to, czego szuka i co jest dla niego ważne. Zadając takie pytania sprawisz, że otrzymanie rekomendacji stanie się tylko kwestią czasu, a Wy zaczniecie grać we wspólnej drużynie!

Jeśli nie wiesz, kim są najbardziej zaufane osoby w firmie, po prostu brakuje Ci rozpoznania. Nie dziw się zatem, że nie możesz przejść dalej. Masz braki w podstawach i to one nie pozwalają Ci skutecznie zakończyć procesu sprzedaży.
Dzwoniąc, odwołuj się do osobistego interesu osoby, z którą rozmawiasz

Czy to oznacza, że poprzez kontakt telefoniczny niewiele można zdziałać? I że ?bariera sekretariatu? jest aż tak trudna do pokonania?

Jest to nieprawda, jednak pod warunkiem, że jesteś właściwie przygotowany, czyli w rozmowie odwołujesz się bezpośrednio do sposobu, w jaki jest rozliczany Twój rozmówca. Wielu handlowców popełnia błąd, usiłując przekonać sekretarkę ogólną wizją korzyści, zamiast powołać się na odpowiedzialność zawodową szefa. Dzieje się tak, ponieważ skupiają się na tym, co chcą sprzedać, zamiast na potrzebach klienta.
Przykładowo, chcąc skontaktować się z głównym księgowym należy rozumieć, za co jest on osobiście odpowiedzialny, w jakim zakresie jest rozliczany oraz przed kim odpowiada, aby rozpocząć skuteczną rozmowę z sekretariatem. Warto także mieć przygotowane pytania, takie gotowe wzory rozmów, dotyczące bezpośrednio obszaru odpowiedzialności rozmówcy, a nie zakresu obowiązków sekretarki (skorzystaj z pomocy w opracowaniu skryptu, przydatne informacje znajdziesz tutaj https://izakrejcapawski.pl/skuteczny-skrypt-sprzedazy/).

Pamiętaj, że jej zadaniem jest chronić czas swojego szefa, co w praktyce oznacza podejmowanie decyzji ?wspiera czy przeszkadza?. Dlatego skuteczniej jest zadawać pytania czy prezentować temat rozmowy, na który odpowiedzieć może tylko szef. W przypadku głównego księgowego będą to szczegółowe pytania dotyczące rozliczeń podatku czy zmian w przepisach podatkowych, a przede wszystkim kwestii odpowiedzialności i kar finansowych ze strony urzędu skarbowego.

Chcąc docierać do osób decyzyjnych musisz dokładnie wiedzieć, za co odpowiadają. Inaczej, każda sekretarka od razu oceni cię jako intruza zabierającego jej czas. Upewnij się, że wiesz wystarczająco dużo o Twoich ?grubych rybach?.

Ćwiczenie:

Uzupełnij listę 10 klientów z poprzedniego ćwiczenia dopisując, przed kim i za co odpowiada każdy z nich. Z czego jest rozliczany? Jakie konsekwencje grożą tej osobie, jeśli zawiedzie? Czy to, co sprzedajesz, rozwiąże jej ten potencjalny problem?

Jeśli chcesz podnieść skuteczność w docieraniu do osób decyzyjnych, w rozmowie z sekretarką przestrzegaj poniższych zasad:

1. Stwórz szczegółowy opis, zarówno uprawnień jak i funkcji, jakie powinna pełnić Twoja osoba decyzyjna, aby uzasadnić sekretarce wartość połączenia Cię dalej.

2. Traktuj sekretarkę jak osobę, która osobiście zarekomenduje Ciebie szefowi firmy.

(Wiele skutecznych rad na temat umawiania spotkań handlowych znajdziesz też w osobnym artykule dostępnym pod linkiem https://izakrejcapawski.pl/jak-skutecznie-umawiac-spotkania-3-kluczowe-zasady/ .)

PRZECZYTAJ KOLEJNY POST: