Jak skutecznie umawiać spotkania: 3 sposoby jak dotrzeć do osoby decyzyjnej

Jak skutecznie umawiać spotkania: 3 sposoby jak dotrzeć do osoby decyzyjnej

Umiejętność docierania do właściwej osoby w firmie to jeden z najważniejszych czynników sukcesu w sprzedaży B2B. W tym poście pokażę Ci więc 3 sposoby na pokonanie najczęstszych barier i pokażę, jak uniknąć typowych błędów na tym polu.

Dlaczego docieranie do osób decyzyjnych stanowi dla handlowców częsty problem?
Problem zmagania się z sekretarkami dręczy wielu handlowców, a niektórzy czasem uciekają się do sztuczek w stylu wybieranie numeru do innego działu w nadziei, że niezorientowany pracownik pominie sekretariat i połączy bezpośrednio z szefem. Na szkoleniach sprzedażowych nazywam tą metodę „dla zdesperowanych”, ponieważ oznacza, że wszystkie inne metody zawiodły. Na szczęście są lepsze sposoby!
Wszyscy chcemy robić biznes i zarabiać pieniądze, kiedy sami tego chcemy. Kiedy jednak sam słyszysz zdanie typu „proszę o połączenie z osobą decyzyjną w sprawie marketingu w firmie” od razu włączasz czujność myśląc „mój szef na pewno nie ma na to czasu”. Jak zatem skutecznie docierać do osób decyzyjnych, gdy stoi przed Tobą mur recepcji, sekretariatu czy podwładnych? Potrzebujesz po prostu skutecznej strategii rozmowy sprzedażowej! 

Po pierwsze: upewnij się, kogo naprawdę szukasz.
Pierwszym krokiem jest określenie funkcji osoby, którą uważasz za Twoją „decyzyjną”. Posłużę się przykładem z mojej własnej praktyki.

Rozpracowywałam ważnego klienta szkoleniowego i po kilku kontaktach otrzymałam bezpośredni numer telefonu oraz adres e-mail do interesującego mnie dyrektora HR. Nawiązałam kontakt bezpośredni i …niewiele się zadziało. Dyrektor była bardzo zajętą osobą, a nasze rozmowy były niezwykle krótkie i konkretne. Owszem, posuwałam się do przodu, ale zdecydowanie brakowało tej relacji rozpędu.
Wszystko się zmieniło, gdy odkryłam, że rzeczywistą dla mnie osobą decyzyjną jest specjalistka HR, nieoficjalna asystentka dyrektora, która w praktyce odpowiadała za całkowite przygotowywanie projektów szkoleniowych. Skupiając się na współpracy ze specjalistką HR pozyskałam świetne zlecenie i dopiero wtedy doszło do spotkania z dyrektor HR, gdy nadszedł moment formalnego podpisania umowy.

Ta sytuacja ma miejsce niezwykle często, formalna „osoba decyzyjna” to osoba, która podejmuje decyzje typu „tak” lub „nie” lub podpisuje umowy, szczegóły pozostawiając podwładnym (w końcu od tego ich ma!). Sęk w tym, że to dzięki tym omawianym szczegółom dochodzi do sprzedaży. Dlatego kluczem do sukcesu podczas umawiania spotkań handlowych przez telefon jest precyzyjne określenie zadań i czynności, jakie wykonuje interesująca Cię osoba „decyzyjna”.

W wielu firmach nie będzie to wcale prezes ani dyrektor, chociaż to oni formalnie akceptują umowę. W moim przypadku kluczem jest osoba, która przegląda i dokonuje selekcji ofert kierując się preferencjami swojego przełożonego. Rzadko kiedy kontaktuję się z dyrektorami i prezesami, wyjątkiem są tylko sytuacje, gdy pracuję z mniejszymi firmami, w których szef łączy w sobie funkcję HR z wieloma innymi. Jednak nawet wtedy zawsze powinieneś najpierw…zatrudnić swojego agenta w firmie klienta.

Po drugie: zdobądź osobistą rekomendację.
W skutecznym docieraniu do osoby „decyzyjnej”, czyli dyrektora lub prezesa, najbardziej pomoże Ci osobista rekomendacja bezpośredniego podwładnego. To sprzedaż przez rekomendacje w najczystszej postaci, z tą różnicą, że wewnątrz jednej firmy. Pomoże ci szczególnie, gdy kontakt z osobą „na górze” jest utrudniony. Bardzo wielu handlowców popełnia błąd, usiłując pominąć osoby pośrednie, a sekretarki są również taki osobami rekomendującymi. Traktując je jako „przeszkody” nie dostrzegają mocy osobistego polecenia od zaufanego pracownika (więcej o zasadach rozmów z sekretarkami poczytaj na https://izakrejcapawski.pl/jak-skutecznie-umawiac-spotkania-czyli-3-kroki-do-tego-jak-przekonac-sekretarke-do-polaczenia-cie-z-szefem/).

Bardzo często korzystam z tej formy polecenia, co procentuje podczas pierwszego umówionego spotkania. Dyrektor, który ostatecznie popisuje umowę nie tylko wie, kim jestem, ale także ma na mój temat pozytywne zdanie poparte analizą i opinią zaufanego pracownika. To zawsze tworzy dobry klimat do sprzedaży, a moja pozycja staje się silniejsza. Moc tej strategii polega zwyczajnie na zrozumieniu istoty zarządzania: im większa firma tym większa odpowiedzialność kadry zarządzającej i tym większa potrzeba delegowania, a zatem otaczania się zaufanymi doradcami wspierającymi działania szefa.

Dlatego, jeśli chcesz podnieść skuteczność docierania do kluczowych osób, zacznij przede wszystkim rozpracowywać, które osoby w firmie osobiście wspierają szefa. Wprowadź ten element do Twojego wzoru skryptu rozmowy sprzedażowej. Następnie zbuduj w nimi relację w oparciu o wasz wspólny interes: zadowolenie „osoby decyzyjnej”, a zyskasz przewagę nad konkurencją. Pamiętaj, że ta strategia działa wtedy, gdy od początku dajesz jasny sygnał, że Twoim celem jest spełnienie oczekiwań szefa i współpraca właśnie w tym celu, czyli pomoc twojemu „agentowi” w wypełnianiu jego obowiązków. Ty dostarczasz mu sprawdzony i bezpieczny do polecenia produkt, a on w zamian lobbuje go do szefa. Stwórzcie wspólny front, a kontakt do osoby formalnie decyzyjnej paradoksalnie nie będzie ci już potrzebny. Z praktyki wiem, że to najskuteczniejszy sposób na telefoniczne umawianie spotkań z osobami decyzyjnymi. Wykonaj poniższe ćwiczenie, aby przetestować tą strategię w praktyce.

Ćwiczenie:
1. Przejrzyj Twoją listę kontaktów i wypisz 10 klientów, do których trudno ci dotrzeć.
2. Do każdego klienta dopisz 3 najbliższe osoby z jego otoczenia, wpisując ich imię, nazwisko i stanowisko.
3. Następnie określ, która z nich poleci cię swojemu szefowi, ponieważ będzie to w jej osobistym interesie i skup się na budowaniu z nią mocnej relacji. Rozmawiaj z nią o preferencjach i sposobie podejmowanie decyzji jej szefa, o tym, czego szuka i co jest dla niego ważne, a otrzymanie rekomendacji jest tylko kwestią czasu. Zacznijcie grać we wspólnej drużynie!
Jeśli jednak nie wiesz, kim są najbliższe zaufane osoby, po prostu brakuje ci rozpoznania. Nie dziw się, że nie możesz przejść dalej, skoro masz braki w podstawach.

Po trzecie: poznaj szefa po godzinach.
Inną strategią, która bardzo skutecznie pozwala docierać do niedostępnych szefów jest zmiana schematycznego podejścia. Bardzo wielu handlowców przejawia niezwykłe samozaparcie w powtarzaniu nieskutecznych metod działania. Przykładowo, jeżeli firma do tego stopnia tworzy bariery wejścia, że jedynym możliwym kontaktem jest wysłanie oferty na biuro@, a nawet recepcjonistka odmawia podania swojego imienia, dążenie do rozpracowania osoby decyzyjnej serią telefonów, czy próby umawiania się na spotkanie są w tym przypadku stratą czasu. O wiele szybciej i łatwiej dotrzesz do interesującej cię osoby na nieformalnym spotkaniu, najlepiej takim, podczas którego ona sama usiłuje zrobić interes z kimś innym. Jeśli szukasz kontaktów do prezesów czy dyrektorów, skuteczniej jest wybrać się na branżowe spotkanie, podczas którego będą oni promowali swoje firmy. Możesz w bardzo łatwy sposób nawiązać pierwszy kontakt pijąc kawę w niezobowiązującej atmosferze. Co ważne, podczas takich spotkań możesz także nawiązać relacje ze „wspierającymi” szukającymi rozwiązań dla swoich szefów. Tylko skąd możesz wiedzieć, gdzie pojawia się interesująca Cię osoba?  Dziś masz naprawdę mnóstwo możliwości dzięki popularnym portalom, od branżowych po społecznościowe: zrób porządny research!
Sprawdź, gdzie w sieci pojawiają się pracownicy z otoczenia osoby decyzyjnej i ona sama. Jeśli tylko możesz, nawiąż wirtualny kontakt. A co w sytuacji, gdy nie możesz sobie pozwolić na udział w wydarzeniu, gdzie bywa „Twoja osoba”? Po prostu poszukaj innej, takiej, która jest w Twoim zasięgu, zacznij od pracowników firmy.

Podsumowując: dzwoniąc, odwołuj się do osobistego interesu Twojego klienta.
Czy to oznacza, że poprzez telefoniczny kontakt niewiele można zdziałać? I że „bariera sekretariatu” jest nie do przejścia?
Oczywiście, nie! Jednak tylko pod warunkiem, że jesteś właściwie przygotowany, czyli odwołujesz się w rozmowie bezpośrednio do sposobu, w jaki jest rozliczany twój rozmówca. Wielu handlowców popełnia błąd usiłując przekonać sekretarkę ogólną wizją korzyści, zamiast odwołać się do odpowiedzialności zawodowej szefa (więcej o błędach popełnianych przez handlowców poczytaj na https://izakrejcapawski.pl/jak-skutecznie-umawiac-spotkania-poznaj-2-najczestsze-bledy/). Dzieje się tak, ponieważ skupiają się na tym, co chcą sprzedać, zamiast na potrzebach klienta. Przykładowo, kontaktując się z głównym księgowym należy rozumieć, za co on osobiście odpowiada, z jakiego zakresu jest rozliczany oraz przed kim, aby rozpocząć skuteczną rozmowę z sekretariatem. Warto także mieć przygotowane pytania dotyczące bezpośrednio obszaru odpowiedzialności rozmówcy, a nie zakresu obowiązków sekretarki. Pamiętaj, że jej zadaniem jest chronić czas swojego szefa, co w praktyce oznacza podejmowanie decyzji „wspiera czy przeszkadza”. Dlatego skuteczniej jest zadawać pytania czy prezentować temat rozmowy, na który odpowiedzieć może tylko szef. W przypadku głównego księgowego będą to szczegółowe pytania dotyczące rozliczeń podatku czy zmian w przepisach podatkowych, a przede wszystkim kwestii odpowiedzialności i kar finansowych ze strony urzędu skarbowego. Chcąc docierać do osób decyzyjnych musisz dokładnie wiedzieć, za co odpowiadają. Inaczej, każda sekretarka od razu oceni cię jako intruza zabierającego czas. Upewnij się, że wiesz wystarczająco dużo o twoich „grubych rybach”:

Ćwiczenie:
Uzupełnij listę 10 klientów z poprzedniego ćwiczenia dopisując, przed kim i za co odpowiada każdy z nich. Z czego jest rozliczany? Jakie konsekwencje grożą tej osobie, gdy zawiedzie? Czy to, co sprzedajesz, rozwiąże jej ten potencjalny problem?

Jeśli chcesz podnieść skuteczność w docieraniu do osób decyzyjnych, przestrzegaj poniższych zasad:

1. Stwórz szczegółowy opis zarówno uprawnień jak i funkcji, jakie powinna pełnić twoja „osoba decyzyjna”.
2. Zrób solidne rozpoznanie: rozpracuj, co najmniej trzy osoby w firmie i określ głównego wspierającego.
3. Szukaj osób, które naprawdę pełnią interesującą cię rolę kierując się wykonywanymi przez nie działaniami, a nie nazwą stanowiska.
4. Pozyskaj osobę, która osobiście zarekomenduje cię do szefa firmy.
5. Wyjdź poza schematy, jeśli dzwonienie nie działa, wykorzystaj networking i branżowe spotkania.

W docieraniu do osób decyzyjnych podczas rozmowy sprzedażowej najważniejsze jest solidne przemyślenie, czy rzeczywiście są to kontakty niezbędne dla sukcesu w sprzedaży. Osoby decyzyjne są też wyjątkowo zajęte, zapracowane i nieosiągalne, w przeciwieństwie do ich łatwiej dostępnych wspierających. Dlatego przede wszystkim skup się na celu, a tym celem zawsze powinna być sprzedaż i pozyskanie klienta, a nie odbycie spotkania z kadrą zarządzającą firmy.

PRZECZYTAJ KOLEJNY POST: