Organizacja pracy managera zespołu: jak zapobiegać pożarom i przepracowaniu dzięki 3 wskazówkom.

Organizacja pracy managera zespołu jak zapobiegać pożarom i przepracowaniu dzięki 3 wskazówkom.

Praca po godzinach, zabieranie laptopa do domu, wysyłanie raportów do dyrektora na ostatnią chwilę, ciągłe poganianie zespołu, który zapomina o swoich obowiązkach. To zbyt często przykra rzeczywistość. Jesteś zbyt zajęty, żeby zarządzać czasem! Jak w końcu przestać działać  w ciągłym „niedoczasie” i zwiększyć produktywność?

Być może zastanawiasz się, czy to w ogóle możliwe, abyś stał się bardziej zorganizowany w tak zmiennym otoczeniu? Tak, to możliwe – poznaj sprawdzone sposoby i zastosuj je u siebie!

Cena, jaką płacisz za brak organizacji pracy jest wysoka.

Jako szef zespołu powinieneś zawsze pamiętać, że Twoi ludzie bezlitośnie dostrzegają twój brak organizacji pracy, chociaż mogą Ci nigdy tego nie powiedzieć! Nie łudź się, że nie dostrzegają Twoich spóźnień, bałaganu w dokumentach czy generalnego działania „na ostatnią chwilę”. Na szkoleniach z zarządzania czasem ciągle słyszę „mój szef to chodzący chaos, sam nie potrafi przyjść na własne spotkanie o czasie, a mnie rozlicza z 5 minut spóźnienia”. Spójrz prawdzie w oczy: jako szef zawsze jesteś na świeczniku. Co gorsza, tracisz wiarygodność, gdy sam nie dotrzymujesz terminów, a potem wzywasz pracownika „na dywanik” z powodu opóźnień w wysyłce raportów. Cena, jaką płacisz to utrata wiarygodności w oczach innych. Na dodatek to nie wszystko.

Działając na „ostatnią chwilę” ponosisz trzy rodzaje kosztów:

  1.  Zaburzasz poczucie bezpieczeństwa w zespole i stajesz się nieprzewidywalny. Twoi ludzie uczą się, że nie warto planować pracy, bo zaraz im „coś pozmieniasz”, więc wolą biernie czekać na kolejne „pilne zadania”, niż samodzielnie myśleć.
  2. Wprowadzasz nerwowe, nieprzemyślane decyzje, przez co popełniasz błędy. Wycofywanie się z nich lub naprawianie szkód znowu obniża Twoją wiarygodność. Co gorsza, musisz przepraszać lub tłumaczyć się z ewidentnie nieprzemyślanych działań!
  3. Pracownicy od razu to wykorzystują i trudno im się dziwić. Z jakiego powodu mieliby dbać o samodyscyplinę, efektywność i organizację, skoro „góra” nie daje dobrego przykładu? Dlaczego mają systematycznie pracować nad wynikami i sumiennie wykonywać obowiązki, skoro szef pokazuje, że można działać zrywami?


Wypracowanie nawyków związanych z zarządzaniem czasem powinno być dla Ciebie priorytetowe, ponieważ tu nie chodzi tylko o Twoją reputację, ale także o podejście do pracy w Twoim zespole w ogóle! Stawka jest więc naprawdę wysoka!

Łatwiej stawisz czoło wyzwaniom poprzez codzienną pracę z narzędziami do zarządzania czasem, takimi jak mapa priorytetów (do pobrania w prezencie), elastyczny plan tygodnia czy dzienna lista przemyślanych zadań
(znajdziesz je wszystkie w Planerze Elastycznego Zarządzania Czasem).

 

Wdróż koniecznie poniższe kluczowe działania, ważne dla sukcesu zarówno Twojego, jak i zespołu:

  1. Codziennie „zbieraj myśli” i wyznaczaj cele w ciszy, zanim zaczniesz działać.
    To kluczowy nawyk podnoszący efektywność organizacji pracy. Spisuj plan działania zanim otworzysz laptopa i zaleje Cię morze maili! Dzięki temu podejmujesz skuteczniejsze decyzje, nieobciążone jeszcze nerwowym napięciem dnia codziennego. Jeśli natomiast wydaje Ci się to absolutnie niemożliwe („dopóki nie otworzę skrzynki mailowej nie wiem, co będę robił”) to pozwól, że Ci przypomnę, że wczoraj też był dzień i naprawdę jesteś na bieżąco, czy otworzysz rano maile, czy też nie. To tylko Twoje wewnętrzne napięcie, zwane FOMO (Fear Of Missing Out , czyli lęk, że coś Cię ominie). I jeden z typowych objawów stresu! (piszę o tym w mojej książce Elastyczne Zarządzanie Czasem).
  2. Każdego dnia zadawaj sobie jedno właściwe pytanie.
    Nawykiem, który bardzo podnosi skuteczność, jest nauczenie się zadawania sobie jednego ważnego pytania: „Zrobienie której rzeczy/ wykonanie którego zadania najszybciej przybliży mnie dziś do celu?”. Błędem nieskutecznych osób jest zaczynanie dnia od pytania „Co mam dziś do zrobienia?”, które tylko pogłębia problem, ponieważ kieruje Twoją uwagę prosto na działania bieżące. (O różnicy w efektach pomiędzy tymi pytaniami piszę w mojej książce „Sprzedaż. Tylko sprawdzone techniki”, w części dotyczącej zarządzania czasem w sprzedaży). Narzędziem, które bardzo pomaga w ustalaniu odpowiedzi na to pytanie jest managerska mapa priorytetów, którą z moją pomocą zbudujesz na warsztatach Elastycznego Zarządzania Czasem.
  3. Regularne sprawdzaj osiągane postępy i wdrażaj poprawki zanim problem powstanie, aby uzyskać powtarzalną skuteczność.

Kolejnym ważnym nawykiem jest regularne sprawdzanie osiąganych postępów zarówno Twoich jak i zespołu, z tygodnia na tydzień.  To umożliwia wprowadzanie korekty działań na kursie do celu, a nie tylko wtedy, gdy coś idzie nie tak. Aby było to możliwe, musisz pracować w oparciu o cel, który pełni rolę latarni na burzliwym morzu zadań i nieoczekiwanych wydarzeń. (Osobiście korzystam z Planera Elastycznego Zarządzania Czasem, na którym codziennie rano  wyznaczam działania, a na koniec dnia oceniam efekty. Łatwo mi w ten sposób utrzymać systematyczność). Wtedy codziennie będziesz śledził postępy i reagował w zależności od sytuacji z wyprzedzeniem.


Zastanów się przez chwilę i odpowiedz na pytanie: gdybyś miał wybrać tylko jeden nawyk z opisanych powyżej, to wdrożenie którego  przyniosłoby Ci największą zmianę?

Gdybym miała wskazać jeden obszar, który najbardziej przyczynił się do mojego sukcesu zawodowego, to z całą pewnością wskażę podniesienie skuteczności w zarządzaniu czasem i pracą z celami tydzień po tygodniu. Nazywam to powtarzalną skutecznością!  Dzięki nawykom codziennego zadawania sobie właściwego pytania oraz tygodniowego podsumowywania efektów działań, w ciągu kilku lat mój rozwój zawodowy nabrał niesamowitego rozpędu. Uczę też tego szefów zespołów podczas szkoleń z Elastycznego Zarządzania Czasem (najbliższe szkolenie mamy 18 maja w Krakowie): efektywną osobę zawsze poznaje się po codziennych, systematycznych działaniach, a nie po wzlotach i upadkach w zależności od przypadku.

Szkoliłam kiedyś zespół sprzedażowy z zakresu zarządzania czasem, w którym panował wysoki poziom frustracji z powodu przytłoczenia pracą administracyjną (więcej o organizacji pracy w zespole sprzedaży przeczytaj na  na http://izakrejcapawski.pl/zarzadzanie-czasem-5-sposobow-na-wieksza-sprzedaz-dzieki-planowaniu-pracy/). Handlowcy żalili się, że nie mają czasu sprzedawać, ponieważ muszą wypełniać skomplikowane raporty. Nie widzieli sensu ich uzupełniania, ale „góra” wymagała, więc nie było opcji. Jednak najbardziej zapracowany był szef tego zespołu, który pracował ponad dziesięć godzin dziennie, codziennie, a i tak nadrabiał zaległości w weekend. Przy takim obciążeniu pracą nie mógł działać efektywnie. I chociaż jego sytuacja miała wiele przyczyn, niektóre z nich wynikały z braku zauważenia zmian, jakie dokonały się w sposobie naszej pracy. Praca płynie na mailach coraz szybciej, a doba ma wciąż dwadzieścia cztery godziny. Dlatego dążenie do „wyrobienia się ze wszystkim” dziś dla wielu osób jest po prostu niemożliwe! Każdego dnia możesz jednak zrobić to, co jest najważniejsze. I to jest klucz do zarządzania czasem!

Dlatego tak istotne jest uczenie się i pracowanie nad efektywną organizacją pracy nastawioną na „dopływanie do latarni”, czyli osiąganie celu tydzień po tygodniu. Sposoby, które opisałam w tym artykule właśnie do tego prowadzą! I to nad tym obszarem pracowaliśmy z zespołem i szefem, o którym pisałam: nad nadaniem mocnej ramy do codziennych działań. Zarządzanie czasem skoncentrowane na osiąganiu celu to rama,  dzięki której jesteś skuteczniejszym managerem, bez konieczności pracy ponad siły.

Zamiast  robić rewolucję, buduj skuteczność tydzień po tygodniu.

Błędem, jaki popełnia wiele osób chcących wprowadzić zmianę, jest próba przeprowadzenia radykalnej rewolucji w sposobie działania. Początkowo czujesz nowe siły, jednak Twój entuzjazm szybko opada. Dlatego skuteczniejsze są zmiany w formie powolnej ewolucji, ale trwałej. Nie porywaj się z motyką na słońce, tylko wybierz najpierw jeden najważniejszy sposób z listy z tego artykułu i skup się na nim. Aby wzmocnić zmianę koniecznie wyznacz sobie nagrody i zauważaj postępy, jakie robisz. Dopiero, gdy poczujesz, że nawyk się utrwalił, zabierz się za kolejną zmianę. Buduj skuteczność tydzień po tygodniu.

Przepis na managerską skuteczność w zarządzaniu czasem.

Skuteczni szefowie zespołów nieustannie pracują nad swoimi nawykami, ponieważ one wspierają ich pracę. Wiedzą, jak ważne jest utrzymywanie kontroli nad organizacją własnej pracy oraz organizacją pracy całego zespołu. Rolą szefa jest nie tylko być przywódcą, ale także być kapitanem statku na morzu pełnym zadań dla zespołu. Dlatego wybierz jeden nawyk i wdróż go w codzienną pracę. Wysiłek ten bardzo się opłaca, ponieważ pozwala utrzymywać wysokie standardy pracy w zespole, w którym szef wymaga od innych tego, co od siebie. To zawsze sprzyja wysokim wynikom.

Organizacji pracy w zespole uczę także podczas warsztatów. Jakich? Szkolenie Elastyczne Zarządzanie Czasem, które poprowadzę  już 18 maja 2019r. w Krakowie, to okazja dla Ciebie i dla Twojego zespołu do poznania najbardziej skutecznych metod efektywnej organizacji pracy. Po szczegóły, kliknij na http://izakrejcapawski.pl/elastyczne-zarzadzanie-czasem-szkolenie-otwarte-w-krakowie/

Wykorzystaj także wiedzę dostępną w Internecie. Sprawdź mój planer z formularzami wyznaczania celów, aby podnieść skuteczność Twojego działania: https://sklep.izakrejcapawski.pl/produkt/planer-elastycznego-zarzadzania-czasem-w-pdf-zestaw-do-druku/

Pozdrawiam serdecznie!
Iza Krejca-Pawski