Organizacja pracy zespołu: 5 kluczowych warunków wyznaczania i osiągania celów

Post o organizacji pracy w firmie i wyznaczaniu celów w zarządzaniu czasem

Jako szef zespołu musisz wiedzieć i rozumieć jedno:  Twoi ludzie widzą Cię takim, jakim naprawdę jesteś każdego dnia w pracy. Jeżeli sam masz problem z osiąganiem celów wierz mi, wszyscy Twoi ludzie to wiedzą. Oczywiście inną sprawą jest, że sami również są niezorganizowani i mają wiele złych nawyków. Ponieważ przykład idzie z góry, jeśli chcesz wymagać od zespołu skuteczności w realizacji celów, najpierw sam musisz mieć pewność, że jesteś wartym naśladowania wzorem. Dlatego jeżeli chcesz z sukcesem zakończyć miesiąc, rok czy kwartał realizacją planów sprzedaży, koniecznie sprawdź etapy opisane poniżej. W tym wpisie przedstawię 5 sposobów na wyznaczanie celów sobie i zespołowi, aby te rażące słowa krytyki już nigdy nie dotyczyły Ciebie. Dzięki temu z łatwością zorganizujesz pracę w Twoim zespole.

Umiejętność wyznaczania i osiągania celów jest zestawem nawyków, które można wypracować. I tutaj pojawia się pierwszy problem, którego musisz mieć świadomość. Wiele osób twierdzi, że potrafi i wyznacza cele, jednak nie ma świadomości, że robi to niewłaściwie. Podczas szkoleń z elastycznego zarządzania czasem, które prowadzę, ustalenie celu to zadanie od którego zaczynamy. Dlaczego? Ponieważ handlowcy nie mają nawyku samodzielnego wyznaczania celów we właściwy sposób.  Piszą „chcę skuteczniej zamykać sprzedaż”, „chcę umawiać więcej spotkań”, „chcę sprzedać 10 polis i zgarnąć 2000 zł premii”. Doskonale, tylko, że to nie są właściwie wyznaczone cele, a jedynie ich zarys. Jeżeli cała energia idzie na osiągnięcie tak postawionego „celu”, powoduje to jedynie późniejszą frustrację, gdy po ciężkiej pracy cel nie ostaje osiągnięty.

5 kroków do skutecznej realizacji celów i lepszej organizacji pracy zespołu

To, że osiąganie celów wymaga pracy, wykazał w swoim doświadczeniu doktor Gail Mathew z Uniwersytetu w Californii, podczas którego analizował skuteczność 267 uczestników podzielonych na 5 grup. Pierwsza grupa miała cel do osiągnięcia na najbliższe 4 tygodnie „przemyślany” w głowie. Pozostałe grupy spisywały swoje cele z tym, że druga grupa poprzestała na  spisaniu ich na kartce. Trzecia zrobiła krok dalej, ponieważ wyznaczyła drogę do osiągnięcia celu w postaci wyznaczenia konkretnych działań do wykonania. Czwarta grupa dodatkowo opowiedziała wpierającym znajomym o swoim dążeniu do celu. Piąta wykonała te wszystkie działania i jeszcze dodatkowo co tydzień raportowała postępy do wspierającej ją w dążeniu do celu osoby. Jaka była różnica w skuteczności pomiędzy poszczególnymi grupami po zakończeniu 4 tygodni działań? Grupa pierwsza osiągnęła swoje cele w 43%, a grupa piąta w 73%. Generalnie grupy, które spisały swoje cele osiągnęły więcej, niż grupa pierwsza. Wyciągając wnioski z tego doświadczenia warto zwrócić uwagę, iż aby osiągać sukces samo posiadanie celu to jedynie pierwszy krok. Tak samo ważne są wszystkie kolejne kroki.

Wskazówka: 5 kroków do osiągania celów.

1  Wyznacz właściwie określony cel sprawdzając, czy odpowiada na pytanie „po co?”
2  Zapisz Twój cel – myśl na papierze.
3  Wyznacz drogę, czyli działania, których wykonanie pozwoli Ci osiągnąć cel.
4  Powiedz innym o Twoim wysiłku, szukając osób, które Cię wspierają
5  Systematycznie analizuj postępy z tygodnia na tydzień i zmieniaj działania w razie potrzeby.

Dodatkowym problemem w sprzedażowych celach jest to, że zamiast pobudzać Ciebie i zespół do działania, nudzą lub nie wywołują wrażenia. Po prostu nie działają. Podczas szkoleń z elastycznego zarządzania czasem proszę uczestników o wyznaczenie celu zgodnie z zasadą SMART, którą zazwyczaj wszyscy dobrze znają. Wiadomo, cel powinien być konkretny, mierzalny, osiągalny, istotny i określony w czasie. Czyli zamiast „chcę zwiększyć sprzedaż”, „jest 31 grudnia 2018 r., a mój wynik sprzedażowy za ostatni kwartał wynosi 200.000 zł w efekcie czego realizuję plan sprzedaży”. Jednak kiedy pytam „czy ten cel zapala Cię do działania?” zazwyczaj słyszę „nie”. Formalnie jest dobrze,  mimo to nie działa.

Dlatego tak ważne jest przestrzeganie czterech poniższych zasad:

1. Bądź kapitanem statku i dopłyńcie do brzegu.

Często słyszę od szefów sprzedaży, że w ich firmie nie da się postawić celu na najbliższy kwartał, ponieważ przyszłość jest nieprzewidywalna i nie wiadomo, co będzie. Tym bardziej nie da się wybrać tylko jednego celu, bo wszystkie projekty są ważne. To znaczy, da się, ale pewnie się on zdąży zmienić. Wtedy zawsze odpowiadam, że właściwie wyznaczony cel jest jak latarnia na morzu: nie zmienia swojego położenia niezależnie od tego, czy morze jest spokojne czy też szaleje na nim burza (piszę o tym w mojej książce Elastyczne Zarządzanie Czasem)

Zasada SMART kluczowa w zarządzaniu czasem i organizacji pracy zespołu  jest Twoim sterem, dlatego popatrz na Twój cel i upewnij się, że postawiłeś go w formie mocnego postanowienia i wykonaj poniższe ćwiczenie:

  1. Zapisz Twój cel i przyjrzyj mu się, a następnie sprawdź czy zawiera:
    1. Datę rozpoczęcia i datę zakończenia działań ( czyli nie „od jutra” tylko od 24.10)
    2. Wyznaczanie celu w Elastycznym Zarządzaniu Czasem Konkretny miernik – jeżeli podniesienie sprzedaży to od  jakiej do jakiej
    3. Konkretny – wybierz tylko jeden cel, jedną finalną liczbę na której się skupisz
  2. Sprawdź także, czy masz wyznaczoną drogę do jego osiągnięcia wyrażoną w formie konkretnych działań.
  3. Upewnij się, że zawarłeś „po co?” w zdaniu zawierającym cel.

Przykładowo: Od 1.10.2018r. do 31.12.2018r. zdobywam zamówienia na 200.000 zł w efekcie czego realizuję plan sprzedaży, a za premię jadę w marcu na narty z dzieciakami. Osiągam to poprzez zdobycie zamówień od 10 nowych klientów z mojej listy.

Następnie naucz takiego wyznaczania celów wszystkich Twoich ludzi i pamiętaj, aby każdy z nich określał swój cel samodzielnie.

2. Wyznaczaj cel który pobudza do działania Ciebie i zespół.

Elementem, którego najczęściej brakuje, jest odpowiedź na fundamentalne pytanie „po co mam to osiągnąć, co to da?”, który jest równie ważny jak samo sformułowanie celu. Równocześnie jest to najczęściej pomijany etap.  Zrób plan to dostaniesz premię, oczywiste, prawda? Niestety, ale to rzadko działa, jeśli premia nie reprezentuje czegoś więcej: wizji ekscytującej nagrody, dzięki której poczujesz się wspaniale. Jesteśmy istotami pełnymi emocji. Czy będzie Ci się chciało pracować, a czasem nawet i harować w pocie czoła z tygodnia na tydzień, tylko po to, aby spłacić 20 letni kredyt? Niespecjalnie. Dlatego musisz sięgnąć głębiej i nadać poczucie sensu i znaczenia. Pomoże Ci w tym stworzenie wizji, pokazującej, że pod nudnym spłacaniem rat kryje się wspaniały weekend z rodziną, leniwe popołudnia czy filmowe wieczory gdy dzieci pójdą spać. Nadaj głębszy sens swojej pracy i podziel się tą wizją. Stwórzcie wspaniałą wizję dla zespołu. Pamiętaj, że każdy członek twojego zespołu może mieć inną motywację, pytaj o nią i pokazuj na swoim przykładzie, jakie to ważne. Inaczej skończycie jak te wszystkie osoby, które chcą przejść na dietę, żeby się zmieścić w rozmiar 36, a po tygodniu stwierdzają, że z 40 też można żyć i w sumie to nie muszą aż tak się wysilać. Dzieje się tak zawsze wtedy, gdy wizja jest za płytka lub powierzchownie wymyślona. Ponieważ to bardzo ważne, wykonaj poniższe ćwiczenie:

Myśląc o Twoim celu, uruchom wyobraźnię i stwórz wspaniały obraz co się stanie, gdy już osiągniesz cel. Jak się będziesz czuł? Jak będziesz wyglądał, co zrobisz, co powiesz? Co powiedzą Ci inni?  Na przykładzie celu z punktu 1 będzie to wspaniała wizja wyjazdu na narty z rodziną, pełna szczegółów.
Następnie spisz te obraz na kartce lub w telefonie i noś ją zawsze przy sobie. Zaglądaj do niej często. 
(Gotowe formularze do wyznaczania celów  znajdziesz w Planerze Elastycznego Zarządzania Czasem)

3. Stwórz sobie rytuał, który sprawi Ci frajdę. Ucz tego Twoich ludzi.

Kiedy masz już ekscytującą wizję, i właściwie ustalony cel, czyli Twoją latarnię prowadzącą do celu pozostaje Ci jeszcze tylko systematyczna praca. Skuteczne wyznaczanie celów wymaga ciągłego weryfikowania, jak Ci idzie, zgodnie z cyklem zwanym cyklem Deminga. Oznacza on cztery kroki: wyznacz plan, podejmij działania, oceń rezultaty działań i wprowadź zmiany.

Przekładając to na cotygodniowe działania sprzedażowe, mając cel sprzedażowy wyznaczasz klientów, z którymi się spotkasz, idziesz na spotkania, oceniasz efekty i sprawdzasz, czy osiągnąłeś cel. Jeśli nie, wprowadzasz zmiany na przyszły tydzień. Aby tak to działało, potrzebujesz wzmacniającego rytuału. Kochasz poranną kawę? Oceniaj rezultaty działań i dokonuj zmian, kiedy ją pijesz, dzięki temu będziesz pracować nad celami każdego dnia. Połącz codzienną pracę nad osiąganiem celu z czymś, co już robisz codziennie i co sprawia Ci frajdę (więcej o budowaniu wspierających nawyków przeczytasz w mojej książce Elastyczne Zarządzanie Czasem). Zwiększy to szansę, że będziesz systematyczny. Miej wyznaczone tylko jedno narzędzie, na którym wykonujesz cykl każdego dnia. W moim przypadku wygląda to tak: codziennie rano gdy piję kawę pracuję nad moim celem analizując efekty działań z poprzedniego dnia i planując działania na dzień bieżący. Korzystam zawsze z tego samego kalendarza oraz Planera Elastycznego Zarządzania Czasem, na którym codziennie rano  wyznaczam działania, a na koniec dnia oceniam efekty. Łatwo mi w ten sposób utrzymać systematyczność.

4. Myśl rezultatem, nie procesem. I tego wymagaj od zespołu.

Pułapką, w jaką wpada wielu ludzi sprzedaży jest skupianie całej energii na procesie, zamiast na rezultacie. Czyli na tym, żeby odbywać spotkania, dzwonić, składać oferty, wypełniać raporty. Ważniejsze od ilości telefonów w celu umówienia spotkania jest ilość umówionych spotkań. Oczywiście, pierwsze prowadzi do drugiego, jednak jeżeli za 100 kontaktów nie idzie rezultat to wysiłek włożony w ich wykonanie nie ma znaczenia. Dlatego zmień pytania, jakie zadajesz sobie i swoim ludziom.

Zamiast pytać „jaki masz plan na dziś?”, czy „co będziesz dzisiaj robić?” pytaj „jakie działania podejmiesz dziś, aby osiągnąć cel?”, „spotkanie z którymi klientami najszybciej przybliży Cię do celu?”.
Podobnie oceniając pracę nie pytaj „co robiłeś?” czy „ile odbyłeś spotkań?”. Pytaj „Które ze spotkań najbardziej przybliżyło Cię do celu?”, „Jakie są rezultaty odbytych spotkań?”.

Dlatego nieustannie rozmawiaj o działaniach przybliżających do celu i ucz siebie i innych skupiania na nich uwagi.

Osiąganie celów jest umiejętnością, którą można wypracować. Wymaga to przestrzegania zasad, takich jak dbanie o właściwe formułowanie celów, wspieranych napędzającą do działania wizją oraz określaniem drogi do celu. Wymaga także ciągłego przechodzenia czterech kroków cyklu, analizowania i poprawiania działań. Nagrodą za ten wysiłek jest wzrost skuteczności i wspaniały smak sukcesu, gdy osiągasz cel. A im częściej go osiągasz, tym częściej czujesz się wspaniale, Twoja praca ma sens, a Ty masz poczucie własnej mocy. Im częściej Twój zespół osiąga cel tym bardziej jesteś dumny ze swoich ludzi.  A im bardziej Twoi ludzie osiągają cele tym są bardziej zmotywowani i więcej sprzedają. I o tym w tym wszystkich chodzi.

Organizacji pracy w zespole uczę także podczas warsztatów. Jakich? Szkolenie Elastyczne Zarządzanie Czasem, które poprowadzę dla Twojego zespołu to okazja do poznania najbardziej skutecznych metod działania sprzedażowego. Po szczegóły, kliknij na http://izakrejcapawski.pl/szkolenia-zamkniete-sprzedaz-umawianie-spotkan-i-obsluga-klienta/zarzadzanie-czasem-w-sprzedazy-i-pracy/

Wykorzystaj także wiedzę dostępną w Internecie. Sprawdź mój planer z formularzami wyznaczania celów, aby podnieść skuteczność Twojego działania: http://izakrejcapawski.pl/sklep/planer-elastycznego-zarzadzania-czasem/

Pozdrawiam serdecznie!
Iza Krejca-Pawski