Organizacja pracy – 7 najczęstszych błędów zarządzaniu czasem

Organizacja pracy 7 błędów popełnianych w zarządzaniu czasem Iza Krejca-Pawski

Niekończący się natłok bieżących zadań, ciągłe pożary, wrzutki i lista rzeczy do zrobienia, która pęka w szwach. Pracujesz ciężko i bardzo się starasz, ale ciągle masz problemy z wyrobieniem się z zadaniami na czas? Oddajesz pracę po terminie, ciągle się tłumacząc? Zacznij od wyeliminowania często popełnianych błędów.

W tym artykule poznasz 7 błędów zarządzaniu czasem, których wyeliminowywanie znacząco podniesie efektywność Twojej pracy. Popełniają je zarówno specjaliści, managerowie, szefowie firm,  zespołów, przedsiębiorcy i wszystkie zapracowane osoby.

Zapoznaj się z błędami, sprawdź, które popełniasz, a następnie zobacz, jak je wyeliminować!

Błąd numer 1: Planujesz na 200%

Często popełnianym błędem jest planowanie na 200%, czyli wpisywanie na dany dzień czy tydzień ilości zadań, której fizycznie nie da się wykonać. Oczywiście, lista ta nie uwzględnia niespodziewanych zadań, które dopiero się pojawią. Dlaczego tak robimy, skoro wydaje się to nielogiczne? Pytałam o to wielu managerów, którzy tak postępują i ich odpowiedź była zaskakująca: woleli wpisać wszystko, w nadziei, że „jakoś się uda”, niż pogodzić się z tym, że nie wyrobią się na czas. Problem w tym, że takie zakłamywanie rzeczywistości tylko potęguje stres.

Błąd numer 2: Planowanie ogólnikami i skrótami myślowymi

Bardzo często obserwuję moich klientów w codziennej pracy i zauważyłam, że zapracowane osoby niezwykle często planują ogólnikami. To powoduje, że ich plany są tak naprawdę nieprzemyślane i byle jakie, sprawiają wrażenie napisanych „na kolanie”. Na ich dziennych listach znajdują się  zadania takie, jak: wykonać telefony, wysłać ofertę, załatwić sprawę z księgową. Problem w tym, że w trakcie próby realizacji takiego „planu dnia” okazuje się, że do trzeba jeszcze zrobić inne nie ujęte na liście zadania, a brak ich wcześniejszego ujęcia sprawia, że wszystko „musi się opóźnić”. (o tym jak wyznaczać zawodowe cele przeczytasz tutaj:  http://izakrejcapawski.pl/organizacja-pracy-zespolu-5-kluczowych-warunkow-wyznaczania-i-osiagania-celow/)

Błąd numer 3: Zarządzanie czasem tylko wtedy, gdy robi się „gorąco”

Gdy termin goni termin, a dowiezienie ważnego projektu stoi pod znakiem zapytania, organizujesz się błyskawicznie i stajesz na wysokości zadania. Dzieje się tak dzięki działaniu silnej dawki stresu. Gdy jednak sytuacja zostaje opanowana, odpuszczasz planowanie aż do kolejnego kryzysu. W ten sposób tworzysz błędne koło „maksymalna mobilizacja – dochodzenie do siebie”, które pogłębia problem. Zarządzanie czasem ma chronić Cię pokazując z wyprzedzeniem zbliżające się problemy, abyś miał czas im zapobiegać.

Błąd numer 4: Brak umiejętności zarządzania czasem

Zarządzanie czasem to umiejętność, którą nabywa się poprzez trening, czyli powtarzanie! Obejrzenie jednego filmiku czy nawet przeczytanie tego posta nie sprawia automatycznie, że już od razu się nauczysz być efektywnym.  Wiele osób zdaje się oczekiwać, że jeśli raz podejmie próbę np. zapisania celu, to już wystarcza, żeby być mistrzem organizacji. Nic bardziej mylnego! Umiejętność zarządzaniaczasem buduje się tydzień po tygodniu, miesiąc po miesiącu. Ja sama uczyłam się jej rok, zanim rzeczywiście mogłam powiedzieć, że jestem w tym dobra. To dokładnie tak samo, jakby po kilku latach kanapowego trybu życia poćwiczyć dwa - trzy razy na bieżni, a potem powiedzieć „regularnie ćwiczę i wziąłem się za siebie”. Zdecydowana większość przepracowanych, zestresowanych osób zwyczajnie nie wyćwiczyła sobie umiejętności zarządzania czasem!

Błąd numer 5: Zabieranie się za trudne zadania, gdy nie masz energii i ani koncentracji

Kiedy dzień nie układa się po Twojej myśli, pojawiło się kilka „wrzutek”, mnóstwo telefonów i jeszcze więcej emalii zaczynasz odczuwać rosnącą frustrację. Patrzysz na plan, gdzie masz 200% normy i postanawiasz zrobić tą jedną najważniejszą rzecz. I okazuje się, że jest jeszcze gorzej, ponieważ nie możesz się skupić, patrzysz tępo w ekran laptopa i robisz sobie wyrzuty. Dzieje się tak, bo nie masz już umysłowej energii, aby sprostać trudnemu zadaniu. Zamiast skończyć je w 30 minut, z powodu słabej koncentracji kończysz je w godzinę, a i tak następnego dnia będziesz do niego wracał z poprawkami. Podwójna strata. (o tym jakie 5 nawyków posiadają osoby efektywnie zarządzające swoim czasem przeczytasz tutaj:  http://izakrejcapawski.pl/5-nawykow-osob-ktore-efektywnie-zarzadzaja-swoim-czasem-nawet-przy-nadmiarze-ilosci-zadan/)

Błąd numer 6: Oczekiwanie, że powinno być miło, łatwo i komfortowo

Problemy z zarządzaniem czasem biorą się głównie z podążania drogą najmniejszej linii oporu, która powoduje unikanie wymagających, trudnych czy nudnych zadań. To dlatego wolimy otworzyć skrzynkę mailową i odpisywać na mało istotne wiadomości, niż pisać wymagający koncentracji raport. Dlatego też po raz kolejny zostajemy na kanapie, zamiast iść poćwiczyć. Warto uświadomić sobie, że tak długo, jak oczekujemy, że wszystko powinno iść miło, łatwo i gładko pozostaniesz we frustrujących zachowaniach i nic się nie zmieni. Zarządzanie czasem było dla mnie początkowo uciążliwe, a uporanie się z nawykiem bezwolnego poddawania się presji „ważnych” bieżących zadań – wymagające. Ale …wykonalne!

 Błąd numer 7: Pozwalanie aby Twój mózg Tobą rządził

Dlaczego inteligentni, pracowici i ambitni profesjonaliści popełniają wszystkie lub wiele z wymieniowych powyżej błędów w zarządzaniu czasem? Ponieważ pozwalają, aby to ich mózg nimi rządził i poddają się jego władzy! Uświadomienie sobie, jak działa nasz mózg i  jak kieruje naszymi wyborami, jeśli świadomie nie postanowimy ich kontrolować, to klucz do zarządzania czasem. Nasz mózg ma w nosie, czy zadanie jest ważne z punktu widzenia długoterminowych korzyści biznesowych, jeśli jesteś głodny lub pod presją szefa czekającego na „ważną i pilną” decyzję o wyborze koloru ulotki. Podda Cię presji czasu i spędzisz godzinę na wybieraniu odcienia zieleni. W ten sposób zbyt wiele dni skończysz sfrustrowany.

Zadaj sobie teraz dwa pytania:

Pytanie 1: który z powyższych 7 błędów zdarza Ci się zbyt często?

Pytanie 2:  Wyeliminowanie którego z 7 opisanych problemów w największym stopniu pozwoli Ci podnieść skuteczność?

Żeby opanować chaos i poczucie przytłoczenia zadaniami w pracy w pierwszej kolejności zacznij uważnie obserwować, jak często popełniasz opisane w artykule błędy. Zacznij pracować moją metodą  5 kroków Elastycznego Zarządzania Czasem, które stanowi antidotum na wszystkie wymienione problemy. Decyzja, aby skonfrontować się z własnymi szkodliwymi nawykami i wypracować umiejętność efektywnej organizacji pracy może zmienić całe Twoje życie, nie tylko zawodowe. Tak stało się w moim przypadku, ponieważ nauczyłam się być powtarzalnie skuteczna, tydzień po tygodniu.

Będę uczyć tej metody podczas warsztatów Elastycznego Zarządzania Czasem 18 maja w Krakowie. W ich trakcie przepracujesz ważne dla Ciebie zadania, nauczysz się wyznaczać priorytety, uporządkujesz i zorganizujesz listy spraw. Zajrzysz też to kalendarza i na listy zadań autorki książki o Elastycznym Zarządzaniu Czasem – zobaczysz wszystko na przykładach i zastosujesz to u siebie! Po szczegóły szkolenia, kliknij na http://izakrejcapawski.pl/elastyczne-zarzadzanie-czasem-szkolenie-otwarte-w-krakowie/

Sprawdź mój planer z formularzami wyznaczania celów, aby podnieść skuteczność Twojego działania: https://sklep.izakrejcapawski.pl/produkt/planer-elastycznego-zarzadzania-czasem-w-pdf-zestaw-do-druku/

Pozdrawiam serdecznie!
Iza Krejca-Pawski