#4 Jak ogarnąć te wszystkie maile na Twojej skrzynce? Sprytny sposób na porządek.

Skrzynka pocztowa to bardzo podstępne miejsce, które w swojej pozornie  uporządkowanej formie kryje całe mnóstwo kipiących, nie zalatwionych i stersogennych spraw.

Już sama ilość e-maili, jakie w skali tygodnia możemy otrzymać do ogarnięcia, mocno podnosi poziom stresu. Czy nie zdażyło się Wam nerwowo przeglądać wiadomości z ostatniego tygodnia w lęku, że chyba o czymś ważnym zapomniałem?  Ile razy zdażało się Wam czuć niepokój z powodu podejrzenia, że jakaś ważna wiadomość umknęła Waszej uwadze?

Podstępna natura e-maili wynika również z faktu, że tak samo wyglądają e-maile błachostki, e-maile bomby zegarowe, e-maile „będę nad tym siedział tydzień„, że o wszystkich „do wiadomości” czy „ukryte do wiadomości” nie wspomnę.

O tym, że na wszystkie wiadomości od klientów powinniśmy odpowiadać w ciągu maksymalnie 48 godzin .

Jak sobie radzicie z ogarnianiem tego kipiącego strumienia spraw?

Pozbycie się niepokoju dotyczącego mojej skrzynki pocztowej to jedna z korzyści, jakie cenię sobie w GTD najbardziej.  Pozbycie się problemu umykających e-maili jest bezcenne!

Jak to działa? Bedziesz zdziwiony, że tak prosto.

Skrzynka odbiorcza odzyskuje swoją faktyczną, pierwotną rolę:  jest to miejsce, do którego wpadają wszystkie nieprzeczytane jeszcze wiadomości
Co się dzieje z e-mailem po jego odczytaniu?

Jeśli wiadomość zawiera w sobie sprawę, której załatwienie zajmie mi dłużej niż 2 minuty ( zasadę dwóch minut opiszę w kolejnych postach),  a ja jestem najwłaściwszą osobą do jej załatwienia -przenoszę ją do folderu opisanego jako „@DZIAŁANIE.
Jeśli wiadomość zawiera w sobie sprawę, którą postanawiam przesłać innej osobie dalej z oczekiwaniem na rezultat, umieszczam ją w folderze „@OCZEKIWANIE”.
Jeżeli wiadomość nie wymaga podjęcia żadnych działań, ale mogę kiedyś potrzebować jej treści – umieszczam ją od razu w odpowiednim folderze, który wcześniej założyłam.  Pełni rolę małego archiwum.

W ten sposób codziennie opróżniam moją skrzynkę odbiorczą ze wszystkich wiadomości, umieszczając je w odpowiednich folderach.

Na bieżąco zaś przeglądam, śledzę i wybieram do pracy wszystkie wiadomości zebrane w folderze @DZIAŁANIE wiedząc, że tam kryją się e-maile, którymi  należy się zająć. Wybierając nowy email do „popracowania” przeglądam wiadomości z tego folderu według pilności czy ważności (i w tym sensie- wybieram intuicyjnie).
Przeglądam również codziennie folder @OCZEKIWANIE, żeby śledzić rozwój delegowanych spraw, czy przypadkiem nie trzeba podjąć jakiś działań przypominających.

Dwa foldery wystarczają, aby odzyskać wewnętrzny spokój i poczucie kontroli na rozbestwioną skrzynką pocztową.

Być może przyjdzie Wam do głowy zarzut, że analizowanie każdego maila zabiera mnóstwo czasu, a archiwizowanie dyscypliny, jednak korzyści jakie przynosi ta metoda z nawiązką wynagradzają wysiłek.

W chwili gdy poczujesz, ze wszystkie maile w Twojej skrzynce sa opanowane, poczujesz też siłę tej metody.

Zamknąć w piątek skrzynkę mailową z pewnością, że nic nie umknęło Twojej uwadze- bezcenne.