#26 Co Cię nie zabije, to Cię wzmocni… czyli jak zarządzasz czasem.

Pomysl1_3


Dzień dopiero się zaczął, a Ty już masz dość…

Na Twoją skrzynkę spływają kolejne maile, alert co chwila dzwoni przypominając o wszystkim, czego nie zdążyłeś zrobić. 40 nieprzeczytanych wiadomości już czeka, pod niewinnym tytułem skrywając całe mnóstwo pracy do wykonania.  Wiesz, że połowy z nich nie zdążysz przeczytać, bo wczoraj było dokładnie tak samo. Pracownicy zasypują Cię pytaniami o rzeczy, które miałeś dla nich załatwić. Szef oczekuje na niezrobione zadania i zwraca do poprawy raporty z błędami, które narobiłeś przez pośpiech. Wciąż nie otrzymałeś ważnych odpowiedzi, na które ciągle wysyłasz pytania przypominające do ludzi, którzy tylko obiecują, że coś zrobią.
Czujesz rosnące napięcie, Twoja głowa zaraz eksploduje!

Wiesz, że znowu doszedłeś do ściany, masz naprawdę dość. Wtedy ostatkami sił „organizujesz się” – spisując listę rzeczy do zrobienia, przyrzekniesz sobie, że od tej pory zawsze będziesz załatwiał wszystko z wyprzedzeniem. Wygrzebiesz z dna biurka matrycę Eisenhowera ( przerabiałeś to na 3 szkoleniach z zarządzania czasem), jak to było? Pilne, ważne, aha.  Uff na chwilę wystarczy. Spinasz się ostatkiem sił. Kiedy kryzys mija, wracasz do starych nawyków. Co Cię nie zabije, to Cię wzmocni…

Jak to możliwe, że tylu  świetnych managerów, z doskonałymi wynikami, skutecznie zarządzającymi zespołami, czy zdobywającymi prestiżowych klientów- w rzeczywistości pracuje na co dzień w chaosie pożarów i działań „ na gorąco”?

Odpowiedź jest prozaiczna. Nie mamy gdzie nauczyć się dobrej organizacji pracy, ani tego „ jak pracować”.
Pierwszy dzień pracy to najczęściej słowa: to działa tak i tak, a teraz siadaj i pracuj.
Organizacja pracy to jedna z tych rzeczy, której nie uczą ani w szkole, ani na studiach. Uczymy się czytać, pisać, uczymy się rachunku różniczkowego, historii USA i budowy tkanek. Jednak nikt nie uczy, jak skutecznie ustalać priorytety. Jak zapisywać zadania w kalendarzu, żeby naprawdę dało się je wykonać, a nie tylko wiecznie przepisywać niewykonane z dnia na dzień.  Ani jak stawiać sobie cele, żeby je realizować.

Choć świat zmienia się w błyskawicznym tempie, to wciąż do organizacji pracy używamy wynalazków połowy XX w. – dziennej listy zadań do zrobienia oraz podręcznego kalendarza. Jednak te narzędzia nie nadążają za strumieniem pracy płynącej przez maile, czaty, wideokonferencje i ciągle dzwoniące telefony komórkowe.
Do tego dochodzi jeszcze fakt, że umiejętność organizacji czasu i pracy to nawyk- a wyrobienie nawyku wymaga wysiłku, motywacji i skupienia się na procesie zmian.
To tak jak z odchudzaniem– jeżeli chcesz szybko schudnąć- wystarczy restrykcyjna dieta-cud. Efekt jest zazwyczaj chwilowy i na końcu czeka  bolesny efekt jojo. Jeżeli chcesz schudnąć i tą wagę utrzymać- potrzebujesz nauczyć się innego sposobu odżywiania. Odkryć nowe smaki, nowe sposoby przyrządzania . Popróbować, posmakować i w końcu zacząć trwale stosować. Zatem jest to proces, który trwa.
Dlatego szkolenia z zarządzania czasem nie przynoszą rezultatów na dłuższą metę. Jesteśmy tak przyzwyczajeni do pracy w stresie, chaosie i bałaganie, że każdy kolejny wysiłek- a takim jest właśnie wyrobienie sobie nowych nawyków organizowania pracy- wydaje się tylko dodatkowym, zabierającym czas obowiązkiem. Ponieważ wymaga potestowania, posmakowania, ćwiczenia i sprawdzania rezultatów. Najbardziej zaś stresująca rzeczą dla osoby będącej w ogniu chaosu jest zatrzymanie się po to, aby posprzątać i ogarnąć ogrom przytłaczających spraw.

Tylko, czy można nauczyć się organizacji pracy w jeden dzień?
Oczywiście, że nie!
To po co się szkolić?

Szkolenie z zakresu organizacji pracy to pierwszy krok to zmian. Pierwszy z wszystkich jakie są przed Tobą.
Warto odłożyć na bok życzeniowe mrzonki  i założyć, że zmiana nawyków, w jaki organizujesz sobie pracę wymaga czasu. Że będziesz potrzebował skupiać się na rozwijaniu nowych umiejętności i być może, nie raz popełnisz błąd.
Jednak uczucie relaksu, spokoju i panowania nad sytuacją to nagroda warta wysiłku.

Wyobraź sobie, że jest środa, godzina 14.35… a Ty dokładnie wiesz, co chcesz zrobić, czego świadomie nie zrobisz, co może poczekać i która z listy rzeczy do zrobienia jest akurat tą, która ruszy wszystko do przodu.  Spokojnie patrzysz na skrzynkę pocztową – nic Cię nie zaskakuje. Wyobraź sobie to uczucie skuteczności, spokoju i relaksu…

To wspaniałe uczucie.
Chcesz je poznać?
Zaakceptuj fakt, że zmiana nawyku trwa dłużej niż jeden dzień szkolenia.

Do usłyszenia,  IKP

 

  • Dzieki za notke, przydatny artykul

    • Dzięki za komentarz, ta tematyka jest mi ostatnio bliska, więc pewnie wkrótce napiszę kolejny tekst związany z zarządzaniem czasem :)
      IKP